【摘要】办公自动化水平层次不高的问题，在一定程度上阻碍了企业发展，怎样提高企业的整体工作效率和工作质量，是煤矿企业必须重视的问题。本文主要阐述了办公自动化系统的需求和作用、办公自动化系统的部署方式、办公自动化系统功能实施等问题。

　　【关键词】煤炭企业；办公自动化系统；布置方式；功能

　　煤矿企业在完善和加强业务生产信息化时，面临着办公自动化水平层次不高的问题，在一定程度上阻碍了企业发展，主要表现在办事效率、信息沟通、管理操作等层面。怎样在新形势下提高企业的整体工作效率和工作质量，是煤矿企业必须重视的问题。

　　1、办公自动化系统的需求和作用

　　1.1、煤矿企业在日常办公方面存在如下问题：

　　（1）煤矿企业通常是跨地区经营，集团公司距离煤矿有一定距离，在异地有多个销售处或办事处。异地经营使企业内部沟通和协调较为困难。

　　（2）煤矿企业日常事务繁多，包括文件收发、文件会签、会议安排等，而且管理流程日趋复杂。在这种情况下，对于日常事务执行效果的监督越来越困难。

　　（3）企业规章制度多，许多时候无法有效执行，而对于有章不依现象又很难发现、监督和处理。

　　（4）企业资源利用率不高，办公资源紧缺。

　　（5）常常遗漏重要事情或未及时处理。

　　（6）人员的流动导致知识的大量流失。

　　1.2、信息化办公方式

　　办公自动化（简称OA）系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的新型的办公方式，通过网络，组织机构内部人员可跨越时间、地点协同工作。办公自动化系统是网络协同办公、知识信息共享的内部管理信息平台，使信息在企业的内部传递效率提高，过程监控简单明晰，使信息的传递更加快捷和方便。依靠这种模式，企业组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。

　　1.3、通过实施办公自动化系统可以解决的问题：

　　（1）员工之间信息交流不顺畅、不及时的问题。

　　（2）通过网上传递公文和政令，节省公文传递中的人力、物力资源消耗，加快公文的流转速度，降低办公成本，提高企业的办文、办事效率。
　　（3）构建协同工作环境，优化业务流程，有效处理日常工作中涉及的各项事务，做到全程跟踪和交流，减少重复劳动，提高办公效率，提升管理水平。

　　（4）合理调配办公资源，实现信息资源的充分共享，提高资源整体利用水平，加快信息传递速度，提高企业决策能力和执行能力，为企业的垒面信息化建设做好铺垫。

　　（5）建立内部通信平台，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。建立信息发布平台。建立有效的信息发布和交流的场所，使员工能够了解单位的发展动态。

　　（6）实现工作流程的自动化。牵涉流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。通过实现工作流程的自动化，可以规范各项工作、提高单位协同工作效率的目的。

　　（7）实现知识管理。使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用。

　　（8）信息集成。每一个单位都存在大量的业务系统，办公自动化系统应该与这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速庋和决策能力。

　　（9）极大地提高工作效率，不用拿著各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。节省运营成本，包括时间和纸张。

　　（10）规范单位管理。把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序。提高企业竞争力、凝聚力。使决策变得迅速、科学。

　　办公自动化系统以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成覆盖企业机关、所属生产企业的办公自动化系统，为各单位办公用户提供一个集成的办公环境，可以全面提高办公效率和办公质量。

　　2、办公自动化系统的部署方式

　　按办公自动化系统建设要求，以及煤矿企业机关和所属生产企业的地理位置，可采用分布式和集中式两种部署方式。

　　2.1、分布式

　　在分布式建设模式中，在煤矿企业机关和生产企业分别建立应用系统。各单位用户直接访问部署在本单位局域网的办公自动化系统。 各个节点之间通过企业专网连接，并通过建立信息交换平台实现各系统之间的公文信息变换。

　　2.2、集中式

　　集中式建设模式在机关采用统一的应用支撑平台构建机关和所属生产企业的应用，并采用分级授权的方式授予机关和所属生产企业的访问权限。

　　集中建设：协同办公平台和办公自动化系统集中建设和部署在机关。

　　独立应用：机关通过局域网、所属生产企业通过专网访问办公自动化系统。但机关、各单位的访问服务具有独立性和个性化特点，即所访问的内容是本单位的信息，并分别管理本单位的流程、表单、用户、权限、信息和数据。各单位间通过协同办公平台提供的信息传输服务，实现公文等办公信息的交换和共享。

　　3、办公自动化系统功能实施

　　3.1、办公门户

　　办公门户作为访问办公自动化系统的统一入口，提供单点登录功能，利用知识管理系统发布各娄信包，可实现流转公文直接到办公门户的发布。

　　3.2、公文流转

　　公文流转内容包括各种下发和上呈的公文、信息的通报、会议通知、应急通知等。通过公文流转系统实现收发公文管理的自动化，由电子行文代替手工行文，可以解决公文传递慢，信息不及时、不同步，不易于查阅等问题。具体要求如下：严格按照纸介质的处理方式进行电子公文的流转；可以图形化的方式灵活设定公文流程，包括委托授权等；可以对公文流转进行全程跟踪；可为每个领导预设常用批注用语；支持批注和修改的痕迹保留；可自动记录审批人的操作；支持手写板来输入审批意见。

　　（1）发文管理：发文管理主要用于企业的内部发文，如机关向各部门及所属生产企业发公文、通知、通告、通报。发文管理主要完成发文所涉及的一系列操作，包括从拟稿到红头文件下发的一个完整流程的控制，也包括公文传递。

　　（2）收文管理：实现收文管理的全过程，包括电子文件的处理和纸质文件的扫描处理。收文管理主要是接收外部来的文件、传真、资料等。机关与所属单位之间的可实现双方的发文、自动转收文，所发公文信息可自动对应到收文登记表中，并自动启动收文流程。

　　（3）公文传输对帐：系统记录公文收发文记录，便于核查公文传输情况。

　　（4）呈批件：呈批件实现流转全程电子化，即从起草、审核、签发到归档全部是电子化。

　　（5）部门发文：部门管理主要用于各单位内部的各个部门发文（包括部门文件、通知等）。涉及的一系列操作，如拟稿、核稿、会签、签发、发送等。

　　（6）公文查阅：公文查阅可以在办公自动化系统中实现公文的直接查找和浏览。

　　（7）资料报送

　　3.3、知识管理

　　用户可经文档管理中心授权后对相应的文档目录进行维护，自主添加和删除文档。其他用户可对文档中心有访问权限的文档进行查阅。

　　（l）企业文档。企业文档是指浏览、查看企业共享的文档资源，如各种表格、规范、管理制度等。

　　（2）部门文档。部门文档是指浏览、查着部门共享的文档资源，如各种表格、规范、管理制度等。

　　（3）个人文档。个人文档是指刨建用户个人的文档空间，管理用户个人收集的文档资料，并可授权给他人访问等。

　　3.4、个人办公

　　个人办公的功能主要是可浏览积查询个人工作状况，处理个人日常的工作事务，包括工作计划、名片夹、待办事宜等项目。

　　（1）工作计划。该功能主要是为了记录个人或部门每天的工作内容.以起到日志和提醒的作用，要求具有信息汇总功能，方便浏览。

　　（2）待办事宜。该功能主要用于记录并提醒用户需要处理的办公事务，包括等待批复的公文、事务安排等。

　　（3）名片夹。名片夹提供名片管理功能，允许分类创建名片类别，对输入名片进行分类.查询指定名片等。

　　3.5、会务管理

　　用户可以通过会议室管理查看所有会议室的占用情况，预定会议拟召开期间可用的会议室，确保会议室资源的合理、充分使用。其要求如下：

　　（l）系统能实时显示会议室使用状态，主要包括使用时间、使用部门等信息。

　　（2）允许会议室管理员临时修改会议室的使用状态。

　　（3）会议完毕后，会议室管理员可归还会议室，并由系统记录该会议室本次使用情况，以便日后查询。

　　（4）有会议通知时，会有信息提示。

　　3.6、综合办公

　　（1）车辆管理。车辆管理包含车辆基本信息管理与派车信息管理等功能。实现对车辆的基础信息进行管理，以及派车信息的管理。综合办公所涉及的一些功能，如“四项费用”等，按台帐形式进行处理，简化需求，满足多样他的要求。

　　（2）出差管理。规范出差管理流程，包含出差申请、审批、报销、统计、打印等功能项。

　　（3）请假管理。规范请假管理流程，包含出差申请、审批、销假、统计、打印等功能项。

　　3.7、公共信息

　　（l）公告。包括发布公告、浏览公告、维护公告信息、查询公告等功能。

　　（2）论坛。论坛为企业内部工作人员就煤炭企业发展等方面的内容提供一个交流和讨论的环境。论坛建有不同版块，可以对不同版块中的文章进行管理和维护。

　　（3）公共通讯录。它用于单位内部及对外联系的各种公共电话和邮件等信息的录入、修改和查询。由有关部门负责收集帮更新，集中在一起为所有用户共享使用。